Lavorare da casa e travel blogging: come organizzare il tempo ed il lavoro

lavorare da casa

Lavorare da casa, sia come freelance che in smart working o vivere da nomadi digitali è il sogno di molti, ma per i più – soprattutto all’inizio – non è semplice organizzare la propria vita lavorativa da casa o da una “casa errante”. Per chi gestisce un travel blog è importante capire come organizzare il lavoro ed il proprio tempo per ottimizzare la giornata lavorativa al meglio. Ho chiesto ad Ale Ziliotto, professional organizer, cofondatrice di Organizzatessen, di darci delle dritte per lavorare online da casa con efficacia e vivere meglio!

Lavorare da casa

Ale Ziliotto è una professional organizer, cioè una consulente di organizzazione personale. Ha cofondato Organizzatessen con cui propone percorsi di organizzazione personale nelle aziende. E’ inoltre autrice dell’ebook “E vissero tutti organizzati e felici” edito da Zandegù, in cui suggerisce strategie per migliorare l’equilibrio vita – lavoro.

Ale Ziliotto

Ho chiesto ad Ale di darci dei buoni suggerimenti per impostare la nostra attività lavorativa da casa, o comunque da remoto, in modo da riuscire ad essere il più efficaci possibile e avere più tempo per viaggiare! 😉 Vi anticipo già che l’intervista che segue è davvero interessante, quindi prendetevi il vostro tempo per leggerla e fare vostri tutti i preziosi consigli che troverete in questo articolo! 😉

Come organizzare il lavoro

Un travel blogger professionista deve svolgere davvero molte mansioni per mantenere aggiornato il blog e viva la sua community di viaggiatori. Nella stragrande maggioranza dei casi poi, si inizia l’attività di travel blogging parallelamente ad un altra occupazione magari fissa ed in ufficio. Cosa dove fare un blogger per gestire al meglio tutte le sue attività? Come organizzare il lavoro per ottenere la massima resa?

Innanzitutto, grazie Roberta per ospitarmi nel tuo blog. Amo viaggiare e guardo con molta stima chi è riuscito, o riuscirà, a fare di questa passione un lavoro. I prossimi mesi ci costringono a fermarci e i viaggi saranno un po’ limitati, ma questo tempo strano può essere proprio un’ occasione per mettere delle buone basi a nuovi progetti o rivedere un progetto parcheggiato da tanto tempo. Per farlo serve un po’ di organizzazione personale e sono felice di poter dare il mio contributo.

I due suggerimenti “base” per organizzare il lavoro sono:

  • scrivere tutto, dividere ogni progetto in attività e ogni attività in piccoli passi.
  • dividere il tempo in slot in modo da dedicarsi a un’attività o a un progetto alla volta.

Lavorare online da casa

Un travel blogger lavorando online da casa è sempre connesso a tutti i social network e nello stesso tempo deve scrivere, organizzare viaggi e gestire i rapporti con i clienti. I social network in particolare sono totalizzanti. Come possiamo organizzare il tempo che dedichiamo ai social e alle altre attività che ruotano nel mondo blogging?

La santa connessione che ci permette di lavorare da ovunque e ci permette di gestire un blog e i social direttamente da telefono nasconde l’insidia della iperconnessione e delle continue interruzioni dovute alle notifiche.

Le interruzioni minano la concentrazione e abbassano la qualità del lavoro. Ci vogliono infatti molti minuti per tornare sul pezzo. Anche se è diventata un’abitudine sentire i suoni delle notifiche e interrompere quello che si sta facendo per “andare a vedere”, vale la pena fare caso a quanto questa pratica faccia perdere tantissimo tempo. E quando il tempo è poco e lo vogliamo sfruttare al massimo, un accorgimento è quello di disabilitare le notifiche quando si sta scrivendo un post o qualsiasi lavoro che richieda concentrazione e poi dedicare uno slot di tempo alla gestione dei social.

Il rischio altrimenti è quello di fare le cose in modalità multitasking: si fanno più errori, la qualità del lavoro è bassa e a fine giornata, oltre ad essere stanchi, si ha la sensazione di essere stati dispersivi e aver concluso poco.

Ogni volta che si passa da un’attività (scrittura di un post) ad un’altra (guardo la notifica di Facebook) il cervello deve ricalcolare il percorso e nel farlo perde energia, lucidità e informazioni e quando si torna all’attività precedente ci vogliono 23 minuti per ritrovare la concentrazione profonda. Per abituarsi a dedicare l’attenzione ad una cosa alla volta si può far riferimento alla famosa tecnica detta “del pomodoro”, che suggerisce l’utilizzo di un timer per 20 minuti. In questi 20 minuti si lavora con la mail chiusa e con il telefono nell’altra stanza o messo in modalità silenziosa.

Ogni volta che si passa da un’attività ad un’altra ci vogliono 23 minuti per ritrovare la concentrazione profonda.

Ufficio in casa

Sia che un travel blogger sia freelance o in smart working, si troverà spessissimo a lavorare da casa. Quali sono le regole d’oro per organizzare e gestire un ufficio in casa?

Quello che in queste settimane viene chiamato Smart Working in realtà è lavorare da casa, e anche chi è sempre in viaggio o chi fa il nomade digitale si trova costretto a lavorare nello stesso spazio in cui di solito vive la sua vita privata. All’inizio può essere molto strano perché lo spazio in cui viviamo ci suggerisce attività diverse dal lavoro. Il cervello inizia a confondere la vita privata con il lavoro, visto che tutto si svolge nello stesso luogo. È importante quindi dare dei segnali chiari in modo che il cervello capisca quando è a casa, ma sta lavorando, e quando è a casa, ma si sta rilassando.

Se si ha la possibilità l’ideale sarebbe una postazione di lavoro dedicata. Se si lavora dal tavolo della cucina meglio lavorare seduti in un posto diverso da quello dove ci si siede per mangiare.

Sconsiglio di lavorare in pigiama sul divano, perché quando poi ci si ritrova in pigiama sul divano a vedere un film magari non si riesce a rilassarsi del tutto perché, in quella stessa situazione, si lavora anche.

Se lo spazio è piccolo ed è condiviso anche con altri familiari l’organizzazione è fondamentale per ritagliare sia i momenti di concentrazione sia i momenti di condivisione.

Nomadi digitali

I così detti nomadi digitali si troveranno a lavorare da una casa errante, come un van, da case altrui, da bar, ristoranti, hotel e chi più ne ha più ne metta. Quali sono i consigli per chi lavora da remoto?

Lavorare da remoto implica un cambio di mentalità dovuto ad alcuni fattori che diventano più importanti quando si lavora lontano dalle altre persone. Alcuni di questi fattori sono:

  • l’autonomia
  • la responsabilità
  • la fiducia
  • il coinvolgimento
  • la motivazione

Inoltre, è fondamentale stabilire delle regole di comunicazione tra le persone che lavorano in team. Per non perdere il contatto con gli altri si rischia la schizofrenia comunicativa (avete presente quando scrivi una mail, ma ti rispondono con un messaggio vocale su Whatsapp?) e il rischio è quello di rincorrere notifiche e messaggi e lavorare peggio di prima. Meglio analizzare le esigenze del team e stabilire quali strumenti usare, come e quando. Non tutto deve passare dalle email per esempio. Ci sono piattaforme per archiviare e organizzare le informazioni e strumenti che aiutano a gestire i progetti, anche condivisi. Se poi si viaggia, e lavora, leggeri, tutto l’ufficio sta in uno zaino e tutto il lavoro è nel computer.

Viaggiare leggeri non è solo una questione di peso dello zaino, ma riguarda soprattutto il peso mentale. E un computer pieno di documenti disordinati, un desktop pieno di file vecchi crea confusione mentale. Sfruttate il tempo di fermo obbligato per dare una bella ripulita ai vostri file, organizzare i documenti, archiviare le vecchie cartelle su un dispositivo esterno e tornare a rivedere la foto del desktop del vostro ultimo viaggio… o del prossimo!

Abbigliamento da lavoro per lavorare da casa

Per chi lavora da casa con un pc spesse volte non ci sono regole relativamente all’abbigliamento da lavoro ed è lì che il 90% delle volte scatta il pigiama selvaggio e il capello arruffato. Pigiama sì o pigiamo no…qual è il suggerimento dell’esperta?

Quando si lavora da casa il pericolo abbrutimento è dietro l’angolo. È normale che i primi giorni di Smart Working, o quando si lavora da casa un giorno al mese, si lavori in pigiama e magari dal divano. Ma è un evento eccezionale. Se invece lavorare da casa diventa la quotidianità allora è importante dare un messaggio chiaro al cervello e, nel caso in cui non viviate soli, anche ai familiari che condividono lo stesso spazio.

Se rimanete in pigiama chiunque si sentirà in diritto di chiedervi qualcosa, perché sembrate più in vacanza che al lavoro. Quindi sfruttate il tempo che guadagnate dal non dover uscire per andare a lavorare per fare una bella colazione con i familiari o da soli in relax, cambiarvi e mettervi al computer. Resistete alla tentazione di mettervi subito al pc perché “prima inizio e prima finisco”, in quanto non è mai così!

Cambiarsi non vuol dire mettersi la cravatta o il tacco 12, ma rendersi presentabili per una Skype call che può arrivare da un momento all’altro.

Superlavoro: il rischio dell’overworking

Un altro trabocchetto lungo la strada del travel blogger che lavora da casa è quello del superlavoro, o – per usare un inglesismo – overworking, ossia il non staccare mai. Come possiamo evitarlo? Quali gli accorgimenti da prendere?

Quando si lavora da casa ci sono molti trabocchetti da evitare. Uno sicuramente è quello di non tracciare un confine netto tra vita privata e lavoro, visto che tutto si svolge nello stesso luogo. Se in più ci si aggiunge un secondo lavoro, o una grande passione, il rischio è quello di rimanere seduti sulla sedia scomoda della cucina per 18 ore. Oltre a non fare bene alla schiena, non fa bene alla vostra energia, perché la conseguenza dell’overworking è il burn out. Il rischio è ancora più alto perché anche quando pensi di staccare, in realtà se la tua pausa è rispondere ai messaggi di Whatsapp o scorrere il feed di Instagram, non è una vera pausa rigenerante per il tuo cervello che, rimanendo sempre connesso, è come se rimanesse intrappolato.

Una nuova abitudine da acquisire è quella di imporsi delle pause rigeneranti per staccare la testa e liberare i pensieri. Utilizzate questo tempo per alzarvi, sgranchirvi la schiena, bere dell’acqua, aprire la finestra e respirare un po’ d’aria. Tra l’altro è nei momenti di pausa che arrivano le idee migliori!

Se avete difficoltà a staccarvi fissate un orario di fine lavori e introducete una routine di “chiusura” come se spegneste la luce dell’ufficio e chiudeste la porta. Potreste per esempio sistemare i file su cui avete lavorato, rivedere la pianificazione settimanale e scrivere le 3 attività principali che volete o dovete fare il giorno successivo. Questo vi permette di chiudere non solo il computer, ma anche la testa.

Cronotipo: allodola o gufo

I test online per scoprire il proprio cronotipo si sprecano. Vero è che non siamo tutti uguali. Ci sono le allodole mattiniere e i gufi notturni. Quando si lavora da casa su obiettivi e scadenze e non ci sono particolari orari da rispettare, possiamo seguire la nostra natura o è meglio rispettare gli orari di ufficio?

Diventare consapevoli del proprio cronotipo può essere fondamentale per vivere giornate più produttive. Invece di parlare di time management, infatti, è più opportuno parlare di energy management perché l’energia è una risorsa scarsa e se impariamo a usarla e dosarla possiamo pianificare le attività a seconda del livello di energia che abbiamo in ogni momento della giornata.

Se siete allodole metterete le attività più impegnative al mattino e vi lascerete le attività di routine verso la fine della giornata e viceversa, se siete gufo come me, potreste lavorare fino alle 2 di notte e iniziare a lavorare dopo le 10. Se si lavora con orari predefiniti o si interagisce con il resto del mondo, magari non si ha tantissima autonomia, ma se è possibile distribuire le attività a seconda del livello di attenzione che richiedono rispetto all’energia disponibile si fa molto meno fatica!

Programmi per organizzare il lavoro

Oltre a tutti gli ottimi suggerimenti che ci hai dato, ci sono delle App o dei programmi per organizzare il lavoro che ci possono essere d’aiuto per gestire l’attività e la produttività?

La premessa doverosa è che non ci sono App miracolose e non sono le App che ci risolvono i problemi. E quindi non ci sono le App perfette che vanno bene per tutti, ma ci sono le App che funzionano per ciascuno a seconda delle proprie esigenze. Il primo step quindi è quello di analizzare quello che serve.

Trello, la app per lavorare da casa

Una App che risponde a molte esigenze ed è molto personalizzabile è Trello, che serve sia come archiviazione di informazioni organizzate, sia come gestione di progetti, individuali o condivisi.

Trello è una specie di bacheca suddivisa in colonne nelle quali si possono “attaccare dei post-it”, che poi si possono spostare da una colonna all’altra. È uno strumento molto semplice che può essere di supporto per impostare un progetto e seguire il work in progress delle singole attività. Io lo uso come “ufficio virtuale” con le mie colleghe di Organizzatessen visto che viviamo in città diverse. Abbiamo una bacheca per gestire il piano editoriale e altre bacheche per altri progetti. Ho una bacheca personale per gestire le mie attività personali e per archiviare, in un unico posto, i link dei luoghi dove voglio andare. E da poco ho creato una nuova bacheca per organizzare il prossimo viaggio.

Carta e penna

A parte le App che aiutano a gestire progetti, attività complesse e informazioni, per me lo strumento base fondamentale è carta e penna con cui annoto tutte le cose che mi vengono in mente e che poi diventeranno attività da inserire in calendario, progetti da gestire con Trello, informazioni da archiviare.

Fate un’analisi delle cose che volete fare quando dovete lavorare da casa, scegliete uno strumento che più si avvicina alle vostre esigenze e pianificate le attività da svolgere per raggiungere il vostro sogno. E poi dedicate degli slot di tempo senza distrazioni al progetto. Una tecnica un po’ estrema è quella del 90/90/1 che dice: scegli un progetto e per 90 giorni dedica 90 minuti tutti i giorni a quel progetto. Meglio come prima cosa al mattino, parola di gufo!

Roberta Ferrazzi
Ciao! Sono Roberta, benvenuta nel mio Travel Blog! Le Cosmopolite è un blog dedicato alle donne viaggiatrici come me ? (ma anche i maschietti potranno trovare tanti suggerimenti! ? ). Sono una consulente di comunicazione online e off line (Shake your S communication), una blogger e content creator con base tra Milano e il Lago di Garda e la valigia sempre in mano. Amo il design, l’arte, la moda, la musica e il ballo (il tango in particolare), il buon cibo e le grandi tazze di caffè. Viaggio spesso in solitaria alla scoperta di nuove culture o alla ricerca di un po’ di relax. Per qualsiasi domanda in merito ai miei articoli o per collaborare con me, contattami!
http://www.shakeyour-s.com

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